על ארבעה מנהלים וניהול זמן

'ניהול זמן' הוא נושא שרבים אוהבים לדבר עליו. למה?

מכיון שעם הזמן, יותר ויותר בעלי עסקים מבינים שבחלק גדול מהמקרים המפתח להצלחה נמצא בניהול נכון של הזמן.

ואכן, יש בשוק חומרים רבים, עצות מעולות ופטנטים מגוונים בתחום ניהול הזמן וניהול המשימות. גם אנחנו שלחנו כמה וכמה פעמים כלים וטיפים מצויינים בנושא.

אבל היום אני רוצה להתקדם צעד אחד קדימה ולגעת במשהו יותר עמוק.

כי כולנו מכירים הרבה עצות טובות בנושא, אבל פעמים רבות יש לנו הרגשה ש'זה לא זה', וגם לאחר עצות וטיפים רבים להתייעלות בזמן, יש משהו יותר עמוק שגורם לזמן שלנו להתזבז ואם אנו רוצים להפסיק 'למרוח את הזמן' אנו חייבים לטפל בו.

לאחר עבודה על הנושא עם מאות בעלי עסקים בשנים האחרונות, 'שמנו את האצבע' על 4 סיבות נסתרות שגורמות לבעיות בניהול זמן, הנה הן לפניכם. מוזמנים לקרוא ולבדוק איזו דמות מארבעת הדמויות הבאות מדברת אליכם.

1. המנהלים הפועלים.

'המנהל הפועל' עובד בתוך העסק ולא 'עובד על העסק'. הוא יהיה עסוק בעבודה היומיומית ויעבוד קשה מבוקר עד ערב בתפעול העסק, טיפול בלקוחות, נתינת השירות ותפעול העובדים.

בפועל, אין לו זמן מיוחד המוקדש למשימות ניהול העסק, וכשהוא שם לב שהוא לא מגיע למשימות אלו נוצרת אצלו הרגשה שיש לו בעיה בניהול הזמן.

כך אמנם הוא מרגיש, אך האמת היא שהבעיה של אותו מנהל היא העובדה שהוא לא רואה את עבודת הניהול כחלק מהתפקיד שלו, זה לא נחשב מספיק 'עבודה' בעיניו, אז הוא לא משקיע בזה זמן וחשיבה.

הפתרון של המנהלים הפועלים הוא פשוט שינוי ראש מהותי בהבנת התפקיד שלהם. בלי הבנה שחלק בלתי נפרד מהמשימות של כל בעל עסק הן משימות הניהול, יהיה למנהל הפועל קשה - עד בלתי אפשרי - לייעל את הזמן. אך ברגע שהשינוי בראש יקרה, רוב הסיכויים שהבעיה תיפתר.

2. מנהלי המדינות.

'מנהל המדינה' הינו בעל עסק בעל מעוף, שמכוון רחוק ורואה בעיני רוחו את החברה שלו בפריסה ארצית (או אפילו עולמית...).

הבעיה של מנהלים כאלו היא שלפעמים ההכנסות שלהם לא יהיו תואמות חברה גדולה אך הם יתנהלו כאילו זה אכן כך… כל דבר שהם ירצו לעשות יהפוך להיות 'תהליך מורכב' ו'בירוקרטיה'. יש אצלם עודף מערכתיות בצורה שאינה פרופורציונלית למצב העסק שלהם כיום, ולכן הם מרגישים בעומס גדול ולא מספיקים מה שתכננו.

הסיבה לכך היא שהם עסוקים בבירוקרטיה ובתהליכים שהם ייצרו לעצמם. הם משקיעים את זמנם בלהתכונן, לתכנן, לסנכרן, לארגן ולתזמן... במקום להיות משימתיים ופשוט לבצע. 

זו הסיבה האמיתית לכך שהם לא מספיקים את מה שהם תכננו.

3. מנהלי הבאסטות.

ל'מנהל הבאסטה' יש עסק, עובדים ולקוחות. גודל העסק שלו כבר דורש מערכתיות, אך הוא - מתנהל כמו בעל באסטה בשוק מחנה יהודה...

הוא אכן התחיל כעסק קטן מאוד, אך גדל עם הזמן ולא הגדיל בהתאם את יכולת הניהול שלו, וכך נשאר עם חלקים בעסק שתואמים עסק קטן בהרבה.

עיסוק בפתרון המון בעיות שצצו, או חזרה פעמים רבות על פעולות קטנות, מביא מנהלים אלו להרגשה של חוסר יעילות בזמן.

אם מנהלים אלו רק היו מתנהלים בקצת יותר מערכתיות התואמת עסק גדול כשלהם - הם היו חוסכים לעצמם ה-מ-ו-ן עבודה והיה נשאר להם זמן פנוי לדברים רבים.

4. מנהלי המניפה.

'מנהל המניפה' הינו בדרך כלל יזם מדהים בנפשו שמתעורר כל יום עם רעיון נפלא חדש -  מוצר חדש, קהל לקוחות חדשים ואף עסק שלם חדש.

הבעיה של מנהלים כאלו היא שהרעיונות שלהם יכולים להיות טובים, אבל, וזה האבל הגדול, היכולת שלהם לחלום עקפה את יכולת היישום שלהם, כי גם הם בני אדם, עם שתי ידיים וראש אחד, ויש גבול לכמה הם יכולים ליישם את החלומות הגדולים שלהם.

אותם מנהלים רואים את הפוטנציאל הגלום בכל רעיון ומיזם שלהם ולכן הם עובדים על יישום של המון דברים בבת אחת, והתוצאה - הם לא מגיעים לכלום ולא מצליחים להתקדם -  "תפסת מרובה - לא תפסת".

מה עושים? קודם כל קראו את הטיפ הזה.

לאחר מכן - הפתרון הטוב ביותר למנהלי המניפה הוא מיקוד, מיקוד, ושוב פעם - מיקוד. 
בחרו רעיון אחד או מספר רעיונות בודדים, יישמו אותם בצורה עיקשת עד מיצוי העניין, ורק אז עברו לרעיון הבא (ולחובבי הגימטאריות - מיקוד = כסף).

4. זיהיתם? ספרו לנו!

הזדהיתם עם אחת הדמויות?

לכל אחת מהדמויות כאן את היתרונות והחסרונות שלה.

העיקר הוא לזהות מה הבעיה אצלכם ולפתור אותה בצורה המתאימה, כפי שכתבנו.

במאמר הבא נמשיך בע"ה לדבר על הנושא ולפתח אותו.

בהצלחה!

אפרים.