מה גיליתי במשרד של הלקוחה שלי | ניהול עובדים #3

ישראל, מנהל הכספים, מבין מהר כשמסבירים לו לאט. 
זה לא החיסרון שלו, ההיפך – הוא אנליטי, מסודר, ואפשר להיות רגועים שהמשימות שהוא קיבל יתבצעו בצורה הטובה ביותר.
לכן היה לי ממש מוזר כשהעבודה שלו התחילה לחרוק... כשישבתי לבדוק מה קרה הבנתי את הסיבה – בלי ששמתי לב זרקתי לו משימות נוספות לאורך היום. קטנות וזניחות, אמנם, אבל הם שיבשו לו את הסדר הטוב.

מרים, גרפיקאית בחסד, מדויקת ותקתקנית.
אחרי שהמנהלת שלה התלוננה שאיכות התוצרים שלה ירדה, הלכתי לבדוק מה סביבת העבודה שלה וחשכו עיני – משרד מבולגן וצפוף. מרים צריכה להתמודד עם שיחות מכירה קולניות, מטבחון קרוב מידי ומזכירה פטפטנית.

אנחנו במייל השלישי בסדרת ארבעת השלבים לעובדים מנצחים.
אם ביצענו את שני השלבים הקודמים בהצלחה –

1. כתבנו הגדרות תפקיד ברורות ומסודרות
2. ביצענו התאמה מדויקת בין העובד לתפקיד

הגענו לשלב השלישי והחשוב – כלי עבודה מתאימים.

בשלב השלישי נשאל את עצמנו – האם יש לעובד את כל מה שהוא צריך כדי לבצע את העבודה בצורה טובה או שמשהו תוקע אותו?
כשנחפש האם ומה תוקע את העובד נתמקד בשלושה רבדים:

1. פטיש ואיזמל: הרובד הטכני

תתעכבו על הסעיף הזה, כי אנחנו נוטים לזלזל בו אבל הוא סופר חשוב! כמו במקרה של מרים הגרפיקאית, לפעמים חסרים לעובדים דברים הכי בסיסיים שזה ממש חבל... 
אתם בתחום הבניה? אולי חסר לעובד כלי עבודה חיוניים? תחום העץ – האם המברגה או המסור נורמליים? בעבודה עם רכב תבדקו אם הרכב מתאים לצרכים של הצוות שלכם ובעבודה שמחייבת ריכוז תבדקו אם יש שקט ופרטיות.

מניסיון, זה לגמרי ברמה הזו. מחשב מקרטע, תוכנות לא מתאימות, מזגן תקול וגם חוסר יידע רלוונטי – יכולים להוריד את תפוקת העבודה בעשרות אחוזים ולהעלות את רמת התסכול בעשרות אחוזים..

2. בלי סתימות בצנרת: נהלי עבודה

נהלי עבודה הם ה'צנרת' דרכה זורמת העבודה בעסק. אם יש קטיעות בדרך – נקודות לא ברורות, מידע שנשאר עמום או צמתים בהם העובד לא יודע מה נדרש ממנו – זה כמו צנרת דולפת שמבזבזת משאבים.

במייל על הגדרות תפקיד שאלנו מה העובד צריך לעשות. כאן אנחנו עוסקים באיך: איך עליו לבצע את המשימות? על אלו נהלים להקפיד? מהן ההנחיות והדגשים החשובים?
אם לא הבהרתם זאת בצורה מסודרת – אל תתפלאו שהעובד עושה את הדברים אחרת ממה שדמיינתם. ולא, לזרוק לו את זה כמה פעמים בשיחת אגב או ברגע של תסכול זה לא מספיק. אם זה חשוב לכם, זה צריך להיות כתוב, ברור ונגיש. 

שאלו את עצמכם: האם יש נהלים ברורים שמסבירים לעובד איך לבצע את עבודתו? 
אם לא – זו כנראה אחת הסיבות לתסכול שלכם.

3. קשרים אנושיים: הרובד הבין-אישי

לא פחות חשוב: לפעמים משהו ביחסים בין העובדים, בתרבות הארגונית או אפילו בגישה האישית שלנו כמנהלים מפריע לעובד לתפקד כמו שצריך.

למשל, האם יש מישהו אחר בצוות שחוסם אותו? אולי הוא חוליה בשרשרת עבודה שמתקשה לתפקד כי חוליה אחרת מתעכבת?
לפעמים זו פשוט אווירה לא טובה – ציניות, ביקורתיות, חוסר פירגון – שמחלחלת ומורידה מוטיבציה.

ולפעמים זה אנחנו... (כן, גם אני חוטא בזה לפעמים) שמקשים על העובדים שלנו לבצע את העבודה, לעיתים קשה לנו לשחרר, לעיתים אנו מעבירים משימות לא ברורות ולעיתים אנו 'מטריפים' את סדר היום של העובד שלנו עם משימות ובקשות שונות, ולא נותנים לו לעבוד…

לסיכום

אם עברנו בהצלחה את שלושת השלבים הראשונים בדרך לניהול עובדים מוצלח:

• הגדרנו את התפקיד בצורה ברורה
• התאמנו את העובד לתפקיד
• וידאנו שיש לו את כל כלי העבודה המתאימים

אפשר להתקדם לשלב האחרון בסדרה – בקרה.

במאמר הבא נגלה איך בקרה מנצחת עוזרת לנו לעקוב אחרי כל מה שחשוב לנו בעסק.

אפרים