זה מה שיחסוך ממך כאבי ראש בניהול עובדים | ניהול עובדים #1
לפני כעשור, באחד השיעורים בלימודי ייעוץ ארגוני בבר אילן, המרצה נתן לנו תרגיל מעניין:
"קחו שני דפים ושני עטים ושבו עם אחד העובדים הוותיקים אצלכם בעסק". כל אחד מהצדדים, אמר המרצה, יכתוב את הגדרות התפקיד של העובד, "בסוף – תשוו את הפערים"...
מאז, בכל פעם שאני מיישם את התרגיל אצלי בעסק או אצל הלקוחות, הוא מפתיע אותי מחדש בפשטות שלו. מניסיון, ברוב המקרים שתעשו את התרגיל הזה יתגלו פערים ביניכם לבין העובד, כאלו שלא תמיד צפיתם מראש.
זה מסביר משהו על הקשיים שיש לכולנו בניהול עובדים. נכון?
כבר לפני 2,000 שנה אמרו חכמינו "כשם שפרצופיהם שונים כך דעותיהם שונות" – כל אחד תופס דברים בצורה אחרת. וכשבעל עסק מכניס לראשונה עובדים לעסק הוא עלול להיתקל באתגר בעוצמה רבה – עד עכשיו הכל היה בראש שלו. הניהול, המכירה, השיווק, הייצור וכו', ופתאום יש מישהו אחר עם תפיסת מציאות אחרת וסגנון תקשורת שונה.
זו הסיבה למה הגדרת התפקיד היא השלב הראשון והקריטי לניהול עובדים מוצלח.
כשעובד יודע בדיוק מה התפקיד שלו, הוא מתפקד הרבה יותר טוב!
על מה הוא אחראי?
איך מגדירים נכון את התפקיד של העובד? הכי טוב לנסח את זה - "באחריות העובד ל..."
למשל בהגדרות תפקיד של מנהל שיווק יהיה כתוב: "באחריות העובד להכין ולהוציא מייל שבועי עם תוכן עסקי לתפוצת המייל".
מאוד פשוט. חשוב לנסח בבהירות מה התוצאה אליה העובד צריך להגיע. כך חוסכים אי-הבנות ודברים שנופלים בין הכיסאות. כשהכל כתוב, שחור על גבי לבן, על דף או קובץ מסודר קשה להתבלבל, להקטין ראש או לשכוח.
אפשר להאריך עוד המון (יש לכם שאלה ספציפית? מוזמנים לכתוב לנו בתגובות כאן למטה)
אבל הכי חשוב לי שתיישמו ותשבו לכתוב הגדרות תפקיד לעובדים.
אגב, גם עובדים שאתם מעסיקים כבר 10 שנים – זה שאין הגדרות תפקיד ברורות גורם להמון מהבעיות שאתם חווים איתם.
עוד לא השתכנעתם? הנה חלק מהרווחים שלכם אחרי שתכתבו הגדרות תפקיד:
- תוכלו לבדוק אם זה העובד המתאים
- תבינו כמה זמן עבודה דורש התפקיד
- נוכל להראות למועמד/ לעובד מה בדיוק מה מצופה ממנו
(המלצה חמה: תדפיסו ותחברו כנספח לחוזה עבודה עם העובד) - העבודה תתבצע ביעילות רבה יותר
- נוכל לערוך בקרה יעילה הרבה יותר
- ועוד ועוד
זה מה שמרוויחים כשמגדירים נכון
אז – האם יש לכם הגדרות תפקיד כתובות, ברורות ועדכניות לכל העובדים שלכם? אתם לא חייבים לענות, אבל אצל רוב העסקים שאני פוגש התשובה היא חד משמעית לא, אז קדימה – זה הזמן לטפל בזה.
סיימנו להגדיר את התפקיד בבהירות? עכשיו אפשר להתקדם לשלבים הבאים שיהפכו את ניהול העובדים שלנו ליעיל ומוצלח. על זאת בעזרת ה' במאמרים הבאים.
שאלות? הערות? כתבו לי כאן למטה.
בהצלחה בהגדרות התפקידים בעסק!
אפרים
