איך לשמור על תיבת מייל נקייה

למרות השימוש ההולך וגובר בwhatsapp, עדיין רובנו המוחלט עובד המון עם המייל, בעיקר בgmail.

לכן, שימוש נכון בתיבה הזו עשוי לייעל את העבודה שלנו מאוד (בתקווה שיום אחד whatsapp ישכללו את היכולות ונוכל לעבוד עם כלי אחד בלבד..).

בדרך כלל המייל שלנו עמוס מאוד, הודעות שלא נקראו, כאלו שצריך לטפל בהם מתישהו, סתם מיילים שיווקים ועוד. זה יוצר המון עומס בעיניים, ובעיקר עושה בלאגן בראש - מה עשיתי, מה עוד לא, מה מחר ומה בכלל לא, על מה ענו לי ומה עוד לא… סיוט.

מה עושים? קיבלתי פעם טיפ פשוט ויעיל מאוד מחבר (נדב רט): "קודם כל, תרוקן את תיבת המייל".

תיבת המייל דומה לתיבת דואר פיזי, אף אחד מאיתנו לא שומר דואר בתוך התיבה.. כולנו מרוקנים אותה בכל פעם שאנו ניגשים אליה, ממיינים אותה, זורקים חלק (או הרוב..) לפח, מתייקים וכו'.

גם במייל יש אפשרות קלה לריקון - בלחיצת כפתור ניתן לזרוק את כל הדואר ל"ארכיון" (אל דאגה, הכל נשמר וניתן למצוא הכל בתווית "כל הדואר").

עכשיו, כל פעם שאתם ניגשים לתיבת המייל תתחילו למיין אותה:  

1. מיילים שלוקח עד 2 דק' לטפל בהם - תטפלו מייד ותזרקו לארכיון, אין להם מה לחפש בתיבה. 

2. מיילים שצריך להקדיש להם זמן משמעותי יותר לטיפול - תרשמו משימה ברשימת משימות, ותזרקו לארכיון. כשתגיעו למשימה הזו תעשו חיפוש פשוט ותשלפו אותו משם.

3. יש מייל שלא רלוונטי לעכשיו? לחצו על השעון למעלה ובקשו שיקפיץ לכם אותו במועד הנכון.

זהו, התיבה ריקה.

בנוסף, פיצ'ר נפלא שיש בgmail בשם "בומרנג" מאפשר מעקב נוח אחר המיילים שנשלחים, כך שלא תצטרכו לגרד בראש מי חייב לכם תשובה ובעיקר לא תצטרכו להשאיר ערמת דואר בתיבה בכדי לא לשכוח לטפל.... 

אם אתם שולחים מייל וחשוב לכם לקבל תשובה תוך X זמן, בקשו ממנו שיקפיץ לכם שוב את המייל אם לא התקבלה תשובה. או אז אתם יכולים לשכוח מהמייל, גוגל כבר ידאג להזכיר לכם במקרה שישכחו אתכם..

כשמנהלים כך את תיבת המייל, לא צריך לגור שם (רק נוח היה גר בתיבה)..

אני למשל, עושה את הפעולות האלו כל בוקר, ככה אני מתחיל את היום עם מייל וראש - נקי.

נסו ותהנו.

רוצים לקבל את הטיפים שלנו באופן קבוע ישירות לווטצאפ? הרשמו עכשיו לקבוצה השקטה (ללא דיונים) בקישור הזה.